Letter of Inquiry (LOI) dalam istilah pengiriman barang adalah surat yang meminta informasi untuk diajukan oleh suatu perusahaan atau orang yang berkepentingan dengan jasa pengiriman atau jasa logistik. Surat ini digunakan untuk memperoleh informasi tambahan tentang layanan pengiriman, biaya, waktu pengiriman, dan persyaratan logistik lainnya.
Isi Dari LoI
Berikut adalah informasi yang terkandung dalam Letter of Inquiry (LOI):
- Informasi pribadi atau perusahaan
- Untuk awalan biasanya surat ini berisi tentang data diri perusahaan atau pribadi yang mencakup nama, alamat, nomor telepon dan informasi lainnya yang berkaitan dengan pengirim
- Waktu
- Untuk waktu bisa berupa tanggal permintaan pengajuan
- Kepada (To)
- informasi ini berisi tentang kepada penyedia jasa layanan yang menjadi tujuan permintaan
- Pembuka
- berisikan salam pembuka seperti “Yang Terhormat” atau semacamnya
- Pernyataan Tujuan
- LOI harus memuat pernyataan yang jelas tentang tujuan pengirim menulis surat tersebut. Misalnya, mereka menginginkan informasi lebih lanjut tentang biaya pengiriman, opsi pengiriman, atau persyaratan lainnya.
- Jenis Barang
- Berisi tentang penjelasan jenis barang yang akan dikirim dan service yang diinginkan. Hal ini juga termasuk dengan berat barang, volume dan hal lain yang terkait.
- Rute Dan Destinasi
- Tuliskan rute dan destinasi barang dengan teliti agar membantu penyedia jasa pengirim dapat memeberikan informasi lebih lanjut saat barang telah jalan atau proses kirim.
- Jumlah dan Frekuensi Pengiriman
- Jika ada rencana pengiriman berkala, sebutkan jumlah dan frekuensinya.
- Pertanyaan Spesifik
- Sertakan pertanyaan spesifik yang ingin diberi jawaban oleh perusahaan logistik seperti biaya, waktu pengiriman, opsi asuransi, dan persyaratan khusus lainnya.
- Informasi Kontak Pengirim
- Sertakan informasi kontak lengkap pengirim, termasuk nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email agar memudahkan perusahaan logistik untuk merespons permintaan.
- Ucapan Terima Kasih dan Tanda Tangan
- Akhiri LOI dengan ungkapan terima kasih kepada penerima atas ketersediaan mereka. Meskipun LOI dalam shipping tidak selalu membutuhkan tanda tangan fisik, namun pengirim dapat menyertakan tanda tangan elektronik jika surat ini dikirim melalui email atau platform elektronik lainnya.
LOI membantu menciptakan komunikasi yang jelas antara pengirim dan penyedia logistik. Dengan memberikan informasi yang akurat dan pertanyaan spesifik, pengirim dapat memastikan mereka menerima jawaban yang memenuhi kebutuhan logistik mereka.
Untuk konsultasi lebih lanjut mengenai ekspor, dan harga kirim barang ke luar negeri, anda bisa chat langsung ke CS kami lewat Whatsapp DI SINI.
